Что такое объяснительная записка и как правильно ее составить

Что такое объяснительная записка и зачем она нужна

Объяснительная записка — документ, с помощью которого сотрудник компании объясняет причины возникших нарушений на рабочем месте. Его составляют, чтобы выяснить обстоятельства произошедшего, найти виновных и принять решение о применении наказания.

Записка может потребоваться в разных ситуациях:

• оставление рабочего места;
• опоздание;
• невыполнение обязанностей;
• ошибки в работе;
• порча имущества;
• нарушение техники безопасности и др.

В соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное объяснение проступка. Без соблюдения этой формальности он не имеет права призвать провинившегося к дисциплинарной ответственности.

_{Как написать объяснительную записку? Фото: нейросеть}

Со стороны сотрудника составление документа является юридическим правом, но не обязанностью. Он может им воспользоваться или отказаться от него. Однако непредоставление объяснений не считается препятствием для применения взыскания. Поэтому написать объяснительную в интересах работника.

С помощью записки сотрудник имеет возможность изложить свою точку зрения и привести доказательства невиновности. Это позволит избежать наказания. А при его применении у работника появится основание для подачи иска в суд.

Виды объяснительных

Законодательно объяснительные записки никак не классифицируются. Но на практике встречаются документы двух видов: описательные и оправдательные.

Описательная

Такую записку составляют, чтобы разобраться в обстоятельствах произошедшего, если непонятно, кто стал их виновником. Она похожа на дачу свидетельских показаний: сотрудники описывают, что произошло и как развивались события.

Оправдательная

Оправдательную записку пишут лица, которые допустили нарушение. В ней они излагают причины своего поведения. Также в таком документе могут указывать способы решения проблемы.

Сроки для составления объяснительной записки

На то, чтобы оформить объяснительную, работнику даётся двое суток (ст. 193 ТК РФ). Сюда не входит время, когда сотрудник освобождается от выполнения рабочих обязанностей, то есть период болезни или отпуска.

При отсутствии объяснительной по прошествии двух суток работодатель имеет право составить акт об отказе сотрудника дать письменные разъяснения. После этого руководство может применять наказание: объявить выговор, сделать замечание или инициировать увольнение.

Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности

Просто так наказать провинившегося работника нельзя. Чтобы привлечение к ответственности было законным, необходимо соблюсти формальности. Работодатель должен:

1. Зафиксировать нарушение. Для этого можно составить акт или служебную записку с описанием нарушения, датой и временем произошедшего, перечислением участников событий.
2. Потребовать от виновного объяснение. Составляют уведомление, с которым под подпись должен ознакомиться виновный. Если последний отказывается это делать, в документе ставят соответствующую отметку, которую заверяют два свидетеля.
3. Подождать два дня. В течение этого срока сотрудник должен предоставить объяснительную. Предпринимать какие-либо действия до истечения этого времени нельзя.
4. Рассмотреть объяснительную записку. Начальство должно изучить доводы работника и решить, уважительные они или нет. При отсутствии записки нужно составить акт об отказе.
5. Издать приказ о дисциплинарном взыскании, если причины проступка неуважительные. Приказ издают в течение одного месяца с момента обнаружения нарушения (не считая периодов отпуска или болезни работника, времени, ушедшего на учёт представительного органа работников).

При нарушении такого алгоритма решение руководства можно оспорить. Для этого следует обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Может ли работник отказаться от написания объяснительной

Давать объяснения работодателю или нет, решает сотрудник. Обязать его написать объяснительную записку нельзя. Однако отказ от составления документа не снимает с работника ответственности за совершённые (или несовершенные) действия, которые привели к сбою в работе.

Отказ от написания записки обычно трактуется как признание вины. С точки зрения работодателя, если человек невиновен, он может объяснить своё поведение и привести аргументы, снимающие с него ответственность. Поэтому при отсутствии бумаги руководство может применить более суровое наказание за проступок.

Самая строгая мера ответственности — увольнение. При этом сотрудника нельзя освободить от должности за отказ от составления записки. Причиной увольнения может быть только сам проступок: прогул, неисполнение должностных обязанностей.

Если работник не предоставляет бумагу в отведённый срок, подготавливают соответствующий акт. В нём указывают дату и время составления, описывают нарушение, которое должен был объяснить работник, указывают причину отказа. Виновника знакомят с документом под подпись. При отказе нарушителя подписывать бумагу делают пометку об этом.

Пример акта об отказе давать объяснения:

_{Акт об отказе давать объяснения. Фото: Выберу.ру}

Акт должен быть заверен минимум двумя свидетелями. Только в этом случае документ считается оформленным по правилам.

Составление объяснительной записки

Чётких критериев, как правильно написать объяснительную, нет. Её пишут в свободной форме. Однако на практике такой документ обычно содержит определённый перечень реквизитов и сведений.

Основная информация

В шапке прописывают, кому адресуется документ и кто его составляет. Например, «Генеральному директору ООО «Ромашка» Сидорову Е. К. от менеджера по продажам Смирновой И. Л.».

Затем указывают наименование бумаги «Объяснительная», пишут дату её составления. Также в этой части можно указать место написания документа (город) — по усмотрению составителя.

Описание обстоятельств и последствий

Далее следует информативный блок, в котором описывают, что и когда произошло, указывают причины события. В этом разделе нужно объяснить, почему вы нарушили трудовую дисциплину, и привести уважительные доводы, которые позволят снизить меру ответственности.

Сыграть на руку виновника может описание последствий нарушения. Если сотрудник предпринял все меры для того, чтобы урегулировать возникшие проблемы, работодатель может учесть это при выборе меры взыскания.

Приложения

Приложения — любые документы и свидетельские показания, которые доказывают невиновность сотрудника. Это может быть справка из травмпункта или бумага из ЖЭКа, в которой указано, что по адресу проживания работника произошла авария.

Хранение объяснительной записки

В соответствии с п. 434 перечня Росархива, утверждённого приказом № 236 от 20 декабря 2019, документы, связанные с вынесением дисциплинарных взысканий, должны храниться в компании на протяжении трёх лет.

Если после написания объяснительной нет никаких последствий, начальник может сам решить, сколько хранить такую бумагу. Максимальный срок, в течение которого работодатель может наложить взыскание, — шесть месяцев. При выявлении нарушения аудитором — два года.

Советы по составлению объяснительной записки

Чтобы правильно составить объяснительную, используйте следующие рекомендации:

• Пишите по сути дела. Документ должен содержать конкретные факты. Руководству некогда читать сочинения на вольную тему.
• Не указывайте компрометирующих обстоятельств. Это выставит вас не в лучшем свете и может усугубить ситуацию.
• Не перекладывайте вину. Если вы действительно допустили оплошность, признайтесь в этом. Беспочвенное обвинение коллег никого не красит.
• Не допускайте грамматических ошибок. Неграмотно составленные бумаги вызывают отрицательные эмоции.
• Приведите доказательства. При описании причин произошедшего старайтесь доказать их документами или ссылками на новости и другие конкретные данные.

Примеры объяснительных

Приведём несколько примеров объяснительных записок, написанных в связи с разными происшествиями.

Объяснительная записка за опоздание на работу:

_{Объяснительная записка за опоздание на работу. Фото: Выберу.ру}

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей:

_{Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей. Фото: Выберу.ру}