Цифровизация шагает по планете, в том числе и по России. С 2020 года на смену традиционным трудовым книжкам придут электронные. Волнуются работники, бухгалтеры и директора, ведь до конца не понятно — как всё это произойдёт, чем обернётся и не будет ли проблем. Те, кто любят копать глубже, задаются вопросом: кому и зачем это надо, неужели очередной шаг к тотальному контролю? Давайте разбираться.
После принятия закона о электронных трудовых книжках, в СМИ началась шумиха на тему «мы не успеем перейти, и начнутся поголовные штрафы». ПФ РФ успокаивает — переходный период длится целый год, поэтому все должны успеть.
В 2020 году можно вести бумажные и электронные книжки параллельно. В этот же год постепенно будет внедряться персонифицированная отчётность с данными о трудовом стаже сотрудников.
В течение 2020 года работодатель должен сделать следующее:
Дополнительного программного обеспечения не требуется, поскольку сдача отчётности будет проходить через системы Пенсионного фонда.
Переноса информации из существующих трудовых книжек не будет, иначе на на отдел кадров и бухгалтерию ляжет большой объём работы.
Итак, процесс перехода будет выглядеть так:
Обращаем внимание. Предыдущий трудовой стаж пока оцифровываться не будет, а трудовые книжки дадут на руки. Важно сохранить документ до выхода на пенсию.
Раньше, чтобы устроиться на работу, надо было принести работодателю трудовую книжку и справку о зарплате для расчёта больничного и других выплат. Если сейчас трудовая не будет выражена физическим носителем, то как будет проходить приём на работу?
Примерно так же, только вместо бумажного документа будет электронный или справка. После увольнения бывший работодатель будет выдавать документ о трудовом стаже. Новый работодатель эту информацию перенесёт в свою систему кадрового учёта.
Кроме этого, информацию можно будет получить в МФЦ, на портале госуслуг или в отделении ПФ РФ.
Не совсем понятно, почему при создании единой базы данных, отдел кадров по-прежнему будет переносить данные вручную, а не подгружать в электронном виде.
Отвественность за достоверность и своевременное обновление данных будет лежать на работодателе. Для них будут созданы новые сроки формы и сроки отчётности.
Кому это надо? Это надо работникам, работодателям и государству. Переход на электронные трудовые книжки происходит в рамках указа президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017−2030 годы».
Основная причина перехода — забота о сохранности, достоверности и качестве данных. Некоторые работодатели халатно относятся к ведению документации, из-за этого трудовые книжки бывают заполнены некорректно, неполно, а иногда вообще теряются. В будущем, при выходе на пенсию, возникают проблемы.
Всё, что оформлено с нарушением, Пенсионный фонд не принимает в зачёт. С этим столкнулись нынешние пенсионеры — некоторые не могут доказать трудовой стаж и уровень зарплаты. Для этого приходится делать запрос работодателю (если он ещё работает) или в городской архив. А если таких мест работы много, и они находятся в разных городах? Восстановление документов затягивается на месяцы.
Электронный формат решит эту проблему — у Пенсионного фонда все данные уже будут занесены в систему. Возможно, в будущем появится возможность подать документы на пенсию дистанционно. К тому же, это решит проблему восстановления документов в случае массовой утери из-за кражи сейфа, пожара и прочих бедствий.
Новые форматы работы требуют новых решений. Удалённым сотрудникам не удобно взаимодействовать с бухгалтерией, поскольку документы приходится пересылать почтой, что не исключает утери. Электронный документ решит и эту проблему.
Ещё одна причина перехода — систематизация данных. Так Пенсионный фонд и другие госорганы смогут создавать аналитические отчёты о трудоустройстве граждан. Этот момент и беспокоит некоторых людей. Многие не любят, когда за ними следят, подсчитывают и включают в статистические данные.
Проясним. Аналитика по трудоустройству россиян ведётся и сейчас. Данные об официально устроенных гражданах работодатель всё равно передаёт в Пенсионный фонд, поскольку платит за них взносы. Более того — этой информацией пользуются другие организации. Например, человек пришёл в банк за небольшим кредитом, который не требует подтверждения дохода. Он заполнил анкету, где указал место работы ИП Иванов и зарплату 25 000 рублей. Но банк ему отказал. В качестве причины назвал отсутствие данных в системе ПФ РФ.
Перенос трудовых книжек в цифровой формат никого не поработит. К тому же, законодательство предусмотрело двойной формат ведения трудовых для тех, кому сложно отказаться от бумажного варианта.
Итак. Мы не увидели опасности в переходе на электронные трудовые книжки. Возможно, первое время будет сложно, страшно и непривычно всем участникам трудовых отношений. Однако и зарплата на карточку когда-то была чем-то выдающимся и неудобным. Морально надо быть готовыми к оцифровке всех документов.