В процессе приёма оплаты при формировании кассового чека терминалы автоматически отправляют информацию в налоговую инспекцию через серверы операторов фискальных данных (ОФД). Расскажем простыми словами, как проходит подключение кассы к ОФД и каким образом работают операторы фискальных данных в России. Разберёмся, где найти реестр операторов, список и стоимость их услуг, как выбрать выгодный тариф ОФД и заключить договор на передачу данных.
Оператор фискальных данных (расшифровка ОФД) — это организация, созданная в соответствии с требованиями Федерального закона № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».
Оказывать услуги ОФД могут компании, находящиеся на территории РФ, получившие разрешение на обработку фискальных данных — чеков покупателей, отчётов, сформированных онлайн-кассами.
Основная задача ОФД — отслеживать доходы компаний, предпринимателей, расшифровывать сведения из электронных документов о расчётах и передавать их в налоговую службу. Также услуга ОФД для кассовых аппаратов включает формирование электронной отчётности и её передачу в ФНС по вопросам:
Подключение к ОФД позволяет бизнесу получить помощь в составлении отчётности, работе с маркированными товарами, управлении продажами за счёт отсутствия необходимости подключать дополнительные сторонние сервисы.
В соответствии со статьёй 4.5 Федерального закона № 54‑ФЗ в задачи оператора фискальных данных входит ряд вопросов, в том числе:
Каждый ОФД обязан иметь сайт, где размещаются сведения о наименовании оператора, его местонахождении, контактный телефон, доступный круглосуточно, информация о разрешении осуществлять обработку фискальных данных и типовая форма, по которой можно заключить договор с ОФД.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчёты с клиентами, обязаны:
Если оператор фискальных данных, с которым заключён договор, прекращает свою деятельность, разрешение на обработку данных у него аннулируется. Необходимо в течение 20 дней с момента прекращения сотрудничества передать в ФНС все фискальные документы в электронной форме.
Если пользоваться ОФД, то процесс передачи данных о чеках на сайт Федеральной налоговой службы выглядит следующим образом:
Если происходит сбой, например, при отсутствии интернета, информация накапливается на фискальном накопителе. Когда связь появляется, передаётся чек, и ОФД его принимает.
Чтобы подключить ОФД к работе с фискальными данными, заключается договор между оператором и клиентов. Это публичный документ, который обязательно должен содержать следующие условия:
ОФД самостоятельно уведомляет налоговую службу о заключении, расторжении договора или изменении сведений, в нём указанных. Отказаться заключать договор при наличии технических возможностей оператор не имеет права. При уведомлении ФНС о заключении или расторжении договора ОФД обязан указать следующие сведения:
При изменении любой информации, касающейся заключённого договора, об этом необходимо уведомлять налоговую службу. Оператор должен направить в уполномоченный орган уведомление с уточнёнными сведениями.
Договор с ОФД может заверяться квалифицированной электронной подписью. Её можно оформить в налоговых органах региона, где работает предприниматель. Перечень подразделений для получения электронной подписи, если она потребуется, можно загрузить со страницы портала Федеральной налоговой службы.
Федеральная налоговая служба принимает решение о выдаче разрешений компаниям, которые будут оказывать услуги оператора фискальных данных, и об их аннулировании. Список ОФД регулярно обновляется. Получить актуальную информацию о наличии разрешений или их аннулировании можно в реестре на сайте ФНС.
Чтобы лучше узнать оператора фискальных данных, выбрать компанию, оценить, насколько удобно и комфортно с ней работать, обратите внимание на следующие критерии:
Операторы фискальных данных могут предлагать клиентам аналитические сервисы. Они позволяют оценивать эффективность продаж, контролировать доходы, расходы, формировать отчёты.
Стоимость обслуживания у разных операторов отличается. Цена зависит от пакета услуг, особенностей бизнеса клиента, количества контрольно-кассовой техники, периода оплаты. Если клиент оплачивает услуги за год вперёд, обычно ему предоставляется скидка.
Сезонному бизнесу можно порекомендовать тарифные планы с возможностью оплаты небольшого периода, например, нескольких дней, месяцев. Для крупного и постоянно работающего предприятия подойдёт годовой тариф с широким спектром услуг и дополнительными сервисами.
После заключения договора с ОФД необходимо произвести настройку вашей кассы. Для этого её подключают к интернету и регистрируют на портале ФНС, чтобы получить номер ККТ. Для регистрации необходимо наличие:
После регистрации кассы в налоговой службе и получения её номера его нужно указать в личном кабинете ОФД, там же внести данные о вашей компании или ИП, настроить отправку чеков. Как только всё будет настроено, касса готова передать данные в ОФД, чеки автоматически отправляются на проверку к оператору и далее в ФНС. Любые вопросы можно решать со службой поддержки оператора фискальных данных, с которым заключён договор.
Кроме удалённого способа, можно зарегистрировать кассу в отделении любого территориального налогового органа. Для регистрации нужно распечатать и заполнить бланк по форме КНД‑111061 и записаться в удобное территориальное отделение налоговой службы.
Самый простой способ узнать своего оператора — посмотреть чек. В нём должно быть указано название оператора фискальных данных либо, если его там нет, достаточно отсканировать QR‑код с чека через приложение ФНС и там найти всю необходимую информацию. Также можно узнать, какой ОФД, на кассе. Для этого нужно зайти в настройки кассового аппарата, выбрать пункт меню «Параметры ОФД» или «Хранение фискальных данных». Там будут указаны сведения об операторе.
В соответствии с требованиями законодательства, передачу информации через платформы ОФД в ФНС могут не осуществлять кредитные организации, компании и ИП, занимающиеся продажей газет, журналов, ценных бумаг, мороженым и подобными товарами в киосках, торгующие на розничных рынках, ярмарках. Также могут не отправлять данные в налоговые органы с помощью кассового оборудования ИП, выбравшие налоговые режимы патент и самозанятость. Не использовать кассовые аппараты имеют право юридические лица и ИП, находящиеся в отдалённой, труднодоступной местности и в других случаях, перечисленных в статье 2 54‑ФЗ.
В случае ошибочных расчётов с покупателями можно отменить кассовую операцию, имеющую признаки «Приход» или «Расход», но только до того момента, пока чек не распечатан и не передан ОФД. После его передачи можно оформить возврат, если касса поддерживает такую функцию. В других ситуациях необходимо сформировать коррекционный документ — чек коррекции. Сделать это можно даже на следующий день после допущенной ошибки. Корректировать возможно приход и расход. После создания коррекционного фискального документа ошибочный чек аннулируется.
Любой чек ОФД, который был напечатан и отправлен покупателю в электронном виде, можно проверить. Для этого разработаны онлайн-сервисы на сайте ОФД, в мобильных приложениях операторов. Также проверка доступна на портале Федеральной налоговой службы и в приложении налоговой, которое можно установить на мобильный телефон. Продавец также может проверить чеки, отправленные его кассой, через личный кабинет клиента, доступ в который предоставляет ОФД.
Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель высказывает недовольство работой со своим ОФД, его не устраивает уровень обслуживания, тарифы или есть другие причины, он имеет право перейти к другому ОФД в любое время. Для смены оператора фискальных данных необходимо расторгнуть договор с действующим ОФД и заключить его с новым. При этом необходимо перерегистрировать онлайн-кассы в личном кабинете на сайте ФНС и изменить настройки оператора в ККТ. Замена фискального накопителя не производится, кроме случаев, когда истёк срок его службы или закончилось допустимое количество перерегистраций.