Электронная подпись – аналог обычной, но работает она только в виртуальном пространстве. Ей пользуются тогда, когда невозможно собственноручно подписать документы, например, договор с банком или декларацию для ФНС. Применять ЭЦП могут и физлица, и бизнес – предприниматели и компании. Расскажем, как сделать электронную подпись и подписывать ей документы.
Расшифровка ЭЦП – электронная цифровая подпись. Это набор цифровых данных, с помощью которых идентифицируют личность. ЭЦП всегда уникальна – генерируется для конкретного человека или компании.
С её помощью можно понять:
Ей можно пользоваться, когда нет возможности подписать документ лично. Самый простой пример – удалённое заключение договоров с банком, например, на открытие вклада. В этом случае банк присылает клиенту код, его нужно ввести в специальную форму, после чего автоматически заключается договор. Уникальный код из сообщения и будет простой электронной подписью.
Что такое электронная подпись для бизнеса? Это возможность не только заключать договоры с банком, но и сдавать налоговую отчётность, организовывать электронный документооборот. Но бизнесу обычно нужна КЭП – квалифицированная цифровая подпись, которую ещё называют усиленной. Она обеспечивает более надёжную защиту данных и сохраняет конфиденциальность владельца подписи.
Электронная цифровая подпись позволяет подписать различные документы:
Кроме того, ЭП нужна при использовании различных государственных сервисов: портала госуслуг, личных кабинетов на сайтах ФСС, СФР, Роскомнадзора, Росимущества, ЦБ РФ и др.
ЭЦП для физических лиц и бизнеса в России ввели в 2002 году. Именно тогда вступил в силу закон № 63-ФЗ, регулирующий принципы использования электронных подписей, условия их выдачи и другие аспекты работы ЭП разных видов.
Основные нормы закона:
Действие закона распространяется на все виды электронных подписей.
Перед тем как получить электронную подпись, нужно определиться, какая её разновидность нужна именно вам. На территории РФ действуют три варианта: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Последние два типа – это усиленные, то есть максимально защищённые подписи.
Под простой подписью понимается специальный идентификатор, который в основном используют физлица. Это могут быть:
Это эквивалент стандартной подписи на бумажных документах, уникальная комбинация, которая может включать и цифры, и буквы. Необходим для идентификации личности владельца и предоставления ему доступа к проведению операции. Например, если ЭП используют для входа в личный кабинет, логин и пароль подтверждает, что попасть в аккаунт пытаются не мошенники, а его владелец. Разовые коды в SMS генерируются без участия человека, но присылают их на его личный телефон, что служит дополнительной защитой.
Выпуск простой ЭП доступен без ограничений, но юридической силы у неё нет, поэтому не получится, например, участвовать в торгах или подать декларацию в ФНС. Если же составляется соглашение о ПЭП и в нём будут пункты о соблюдении конфиденциальности данных и определении подлинности подписи, а это соглашение подпишут все стороны ЭДО, сфера применения простой подписи расширяется – можно будет заверять ей договоры с партнёрами, внутренние документы в компании.
Простые подписи в основном выдаются банками для совершения удалённых операций: открытия счетов, подачи заявок, подключения услуг и заключения договоров по ним. Также её используют для корпоративного ЭДО и при оформлении госуслуг, например, при получении налогового вычета. Запрещено использовать ПЭП, если в документе содержится гостайна.
НЭП и КЭП – усиленные варианты цифровой подписи. При создании используется криптографическое шифрование, что обеспечивает более надёжную защиту информации. Оформить такую ЭП можно только в уполномоченных государственных органах. Функционал НЭП ограничен в сравнении с КЭП. Усиленные подписи могут оформлять физлица, ИП и компании, а также доверенные лица.
Такая подпись имеет больше опций, чем простая. Например, её разрешено применять и для внутреннего, и для внешнего документооборота, но стороны должны предварительно заключить соглашение о её использовании и признании. После этого НЭП станет равнозначна собственноручной подписи на бумажных документах.
В основном НЭП нужна бизнесу – можно отправить некоторые отчёты в налоговую и вести внутренний документооборот, а ещё подписывать документы с партнёрами.
Но создание НЭП для бизнеса часто нерационально. Она не позволяет сдавать отчётность в ФНС, при участии в торгах с её помощью можно только отправлять заявки, а для совершения сделок нужно заключение между сторонами дополнительных соглашений. Поэтому бизнес чаще открывает КЭП, чтобы проводить операции без ограничений.
Третий вариант подписи, который выдают бизнесу, – КЭП. Квалифицированная электронная подпись наиболее совершенна. Она состоит из ключа ЭЦП, который формируется с помощью криптошифрования, записывается на специальный носитель – флешку. Вдобавок к этому выдают сертификат электронной подписи, где указан этот ключ.
Но это не бумажный бланк – сертификат сохраняют на токен. Также потребуется лицензированный дистрибутив – специальные программы, которые владелец подписи должен установить на свой ПК. В России чаще всего используется КриптоПро CSP. Всё это в комплексе создаёт систему, способную обезопасить данные и сохранить конфиденциальность информации.
Применять КЭП можно без ограничений. Среди возможностей:
Если выпустить КЭП, можно открыть бизнес онлайн (зарегистрировать ООО или ИП), сдавать всю отчётность в налоговую инспекцию, регистрировать онлайн-кассы, права на недвижимость, получать выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и ЕГРП, оформлять разрешительные, сопроводительные документы и транзитные декларации, работать с маркированными товарами, направлять обращения в суд в электронном виде, проходить аккредитацию онлайн.
Без получения ЭЦП сегодня не обойтись практически ни одному бизнесу. Большинство документов подписывают именно таким способом, поэтому часто оформление необходимо сразу после регистрации бизнеса. ИП подают заявление от своего имени и получают подпись на физлицо, от компании ЭЦП оформляет руководитель. Услуга платная, стоимость зависит от типа подписи и выбранного носителя.
УКЭП предприниматели и руководители юрлица могут получить только лично. Удостоверяющие центры – уполномоченные организации, которые вправе осуществлять выдачу сертификатов. Они проверяют личность человека, изготавливают сертификат, включая в него необходимые данные, а после занимаются обслуживанием: перевыпуском по окончании срока действия и пр.
В таких центрах можно выпускать НЭП и КЭП, но есть особенности:
Процедура получения усиленной ЭП:
Сертификат выдаётся в течение нескольких минут. Если каких-либо данных о бизнесе не найдётся в системе налоговой службы, срок может быть увеличен до пяти рабочих дней.
Электронные подписи создаются и с участием доверенных лиц. Но оформят ЭЦП доверенному только в частном удостоверяющем центре при наличии лицензии (список).
Процедура выпуска ЭП доверенным:
Чтобы сотрудники могли подписать документ от имени своей компании, на них оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД) или обычная бумажная. МЧД – файл xml, где зашифрованы данные о доверителе, работнике и перечень полномочий.
И уполномоченные лица, и сотрудники компаний с сентября 2024 года вправе применять только сертификаты, выданные физлицу, причём от имени как одной, так и сразу нескольких организаций. Но к таким подписям нужно прикладывать МЧД. Большинство таких доверенностей хранятся в специальном реестре ФНС.
Мало знать, как выглядит электронная подпись, необходимо ещё проверить её подлинность, чтобы обезопасить сделки и конфиденциальность данных. Важно учитывать, что подпись может быть трёх типов:
Проверить подлинность сертификата и подписи можно несколькими способами:
Простые подписи обычно не проверяют. Для проверки НЭП и КЭП есть бесплатные и платные сервисы. В платных встречаются демоверсии с бесплатным доступом на несколько дней.
Как пользоваться электронной подписью для подписания документов:
Учитывайте, что после подписания редактировать документ не стоит – он может быть признан недействительным. Также необходимо подготовить свой компьютер – можно пользоваться специальными веб-сервисами наподобие Контур.Крипто или установить отдельную программу. Документы Word и Excel можно подписывать с помощью штатной функции, но потребуется установка плагина КриптоПро Office Signature.
Если потеряли токен, необходимо отозвать сертификат – обратиться в удостоверяющий центр или ФНС в зависимости от места получения. Кроме того, важно сообщить всем участникам ЭДО и контрагентам о компрометации ЭЦП. Утерянную подпись не восстанавливают. Сертификат аннулируют, а заявителю оформят новый по стандартной процедуре.
Максимальный срок, на который можно оформить ключ ЭП, – 15 месяцев. За его соблюдением должен следить владелец через личный кабинет удостоверяющего центра, панель управления Рутокен, если выбран этот носитель, или в КриптоПро CSP. Примерно за 2–3 недели до окончания срока уже можно подать заявку о продлении.
Сертификат, который пока ещё действует, можно продлевать онлайн, но этот вариант доступен только при получении в удостоверяющих центрах. Если оформляли подпись в налоговой, туда необходимо обращаться лично. Если пропустили срок, тоже придётся обращаться лично – в ФНС, удостоверяющий центр, МФЦ. Потребуется только заявка, но, если поменялись документы, возьмите с собой их оригиналы.
Процедура – стандартная. Проверяют документы заявителя, необходимые для подтверждения личности, заявку и перевыпускают ЭЦП сразу же в день обращения.