Бывают ситуации, когда поставщик или исполнитель не выполнил полностью заказ, компания ошибочно перечислила денежные средства (ДС), оформила платёжку на сумму, превышающую контракт. Проблему можно решить. Необходимо отправить контрагенту заявление на возврат денежных средств. Разберёмся, как действовать в такой ситуации, как должно выглядеть письмо на возврат ошибочно перечисленных денежных средств. Покажем шаблон и пример заполнения. Расскажем, когда вы можете вернуть ошибочный платёж, отправив обращение в банк.
Ключевой момент оформления заявления — указание обоснованной причины, по которой контрагент должен вернуть деньги. Это необходимо для следующих целей:
Чаще всего заявление на возврат ошибочно перечисленных денежных средств подаётся с такими формулировками:
Указывая назначение платежа при возврате денежных средств, используйте ту же формулировку, которая была в требовании заявителя. Также напишите дополнение, что основанием для перевода стало заявление от ХХ.ХХ.ХХХ года № ХХ.
Унифицированная юридическая форма заявления отсутствует. Его составляют в свободной форме. Обычно заявление на возврат излишне уплаченных денежных средств размещают на фирменном бланке компании, заверяют печатью и подписью руководителя. В документе должна присутствовать обязательная информация о сторонах и сути претензии. Необходимо указать:
Перед тем как составлять претензию, рекомендуется провести с контрагентом сверку взаимных расчётов. Акт сверки формируется каждой стороной. При отправке к заявлению нужно будет приложить акт.
Сразу после выявления ошибки или проблемы с выполнением заказа нужно оформить письмо о возврате излишне перечисленных денежных средств, образец которого опубликован ниже:
Представленный образец письма на возврат денежных средств на расчётный счёт — примерный. Его можно скорректировать с учётом своей ситуации.
Деньги, полученные ошибочно, организация обязана вернуть в течение 7 дней с момента, когда будет получено письмо на возврат денег на расчётный счёт (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Обязанность возвратить необоснованное обогащение прописана в статье 1102 ГК РФ. В случаях неправомерного удержания средств, уклонения от их возврата за пользование чужими деньгами на сумму долга будут начисляться проценты, исходя из ключевой ставки Банка России в соответствующий период (ст. 395 ГК РФ).
Если уведомление о необходимости возврата получено, но должник игнорирует это, заявитель имеет право обратиться в арбитражный суд для взыскания денег в судебном порядке.
Письмо можно отправить несколькими способами:
При необходимости обращения в суд потребуется наличие неоспоримых доказательств того, что письмо с претензией было передано. Поэтому рекомендуется использовать вариант отправки корреспонденции заказным письмом с отметкой о вручении.
Можно вернуть отправленные деньги через банк, если платёж ещё не проведён. Когда сразу после проводки замечена ошибка, нужно сразу позвонить в банк. Если платёжка находится в стадии обработки, банковский сотрудник может её отозвать. Это самый простой и быстрый вариант.
Также платёж вернётся, если допущена ошибка в реквизитах: в номере счёта получателя, названии банка. В этом случае банк не сможет зачислить деньги и отправит их обратно отправителю. Но если средства уже зачислены получателю, нужно его согласие.
Необходимо составить проводки:
Проводки делаются на дату операции.
Рекомендуется хранить все документы в течение пяти лет. Если компания ведёт активную переписку, скапливается много документов, необходимо использовать журнал регистрации входящий и исходящей корреспонденции. Форма журнала утверждается в учётной политике компании.
Если поставлен некачественный товар, направьте компании, индивидуальному предпринимателю или осуществившему поставку физическому лицу письмо на возврат, составьте акт о выявленных недостатках, заполните накладную по форме ТОРГ‑2.