Наличные операции компании должны быть легализованы. Ключевым документом, фиксирующим поступление денежных средств в кассу организации, является ПКО — это приходный кассовый ордер, который нужно оформлять на каждую финансовую операцию. Это своего рода пропуск для денег, поступающих в кассу организации. Расскажем, где взять образец бланка, посмотреть пример заполнения приходного кассового ордера. Узнаем, сколько должна храниться учётная документация. Разберёмся, что будет, если нарушить порядок ведения бухгалтерского учёта при работе с наличными.
Приходный кассовый ордер — это первичный документ бухгалтерской отчётности, на основании которого деньги принимаются кассой предприятия. Приходный ордер оформляют в электронном или бумажном виде. Заполнение ПКО обязательно для всех юридических лиц при поступлении наличных денежных средств.
Основные задачи ПКО как первичного учётного документа:
Оформить приходный кассовый ордер обязан кассир или бухгалтер — лицо, отвечающее за ведение финансовых операций и соблюдение кассовой дисциплины. Ордер выписывается в момент приёма наличных. На основании ПКО приходные записи вносят в кассовую книгу.
Наличные денежные операции, осуществляемые индивидуальными предпринимателями, могут не фиксироваться в первичных учётных документах. Хотя по собственной инициативе для контроля приёма наличных ИП могут оформлять ПКО и ставить печать, если предприниматели её используют.
Отсутствие первичной бухгалтерской документации у юридических лиц — грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта. Нарушение порядка оформления поступления наличных влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. рублей (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Также отсутствие ПКО может привести к нарушению налогового учёта, поскольку доходы и расходы могут быть учтены неправильно. В результате налоговые органы доначислят налоги по выявленным нарушениям.
В соответствии с действующим законодательством РФ, оформление ПКО — обязательное в каждом случае поступления наличных в кассу, в том числе в следующих ситуациях:
Главное, на что нужно обратить внимание, — ПКО оформляется на всю сумму, поступающую в кассу, независимо от основания. Каждый вид финансовой операции, проведённой юридическим лицом по приёму наличных, должен быть задокументирован.
Форма первичной учётной документации по учёту кассовых операций утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 88 в августе 1998. Приходный кассовый ордер заполняется по унифицированной форме N КО−1 (код ОКУД 0310001) в единственном экземпляре.
Левая — это основная часть ордера, которая заполняется и остаётся в кассе предприятия. Правая — квитанция к приходному кассовому ордеру. Это отрывная часть ПКО, которая оформляется кассиром при поступлении денег. Кассир обязан передать её вносящему деньги лицу в качестве подтверждения получения средств.
Бесплатно скачать пример ПКО, бланк для распечатки можно здесь.
Ведение приходных кассовых ордеров возможно в бумажном и электронном виде. Документы на бумажном носителе можно заполнить от руки или с помощью бухгалтерской программы, а потом распечатать. Документы в электронном виде создаются с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, например, персонального компьютера, подписываются электронными подписями (Указание Банка России № 3210‑У).
Если вести бухгалтерский учёт в электронном виде, необязательно распечатывать документы, связанные с денежными расчётами. Достаточно направить бумаги по email сотруднику или компании, от которых получены наличные.
Порядок заполнения ПКО указан в Постановлении Госкомстата РФ № 88. При заполнении ПКО в соответствующих полях указываются следующие данные:
Квитанция заполняется аналогично основной части. Все бухгалтерские данные, которые указываются в документе, должны совпадать в двух частях. Если при заполнении обязательных реквизитов или другой информации допущена ошибка, помарки недопустимы. Необходимо правильно оформить новый ордер, аннулировать старый, в книге учёта под номером аннулированного ордера отразить информацию о том, что он испорчен.
Подписывает приходный кассовый ордер главный бухгалтер или лицо на это уполномоченное; утверждает — руководитель организации (Информация Минфина России № ПЗ‑10/2012). Квитанция заверяется подписью главного бухгалтера, подписывается кассиром, на ней ставится печать. Документ выдаётся на руки лицу, сдавшему деньги.
При выдаче наличных из кассы заполняется расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО‑2 код 0310002).
Срок хранения ПКО — не менее 5 лет после отчётного периода. Правила хранения определены Федеральным законом № 402‑ФЗ (п. 1 ст. 29). Обеспечить безопасные условия хранения бумажных документов должен руководитель предприятия или компании. При появлении любых разногласий с проверяющими органами срок хранения ПКО продлевается до завершения разбирательств.
Рассмотрим, как заполнять приходный кассовый ордер в наиболее типовых ситуациях, чтобы избежать нарушения кассовой дисциплины.
Если сотрудник компании потратил не все деньги, полученные в подотчёт, он должен вернуть их в кассу. При возврате подотчётных сумм необходимо оформить приходный кассовый ордер, образец заполнения ПКО может быть следующим:
Номер первичного бухгалтерского документа указывается в соответствии с кодом из кассовой книги.
Оформление ПКО при приёме денег от покупателей осуществляется в конце рабочего дня на основании фискальных документов, например, отчёта о закрытии смены. К ПКО прикладываются все кассовые чеки или бланки строгой отчётности, подтверждающие каждый платёж.
Если деньги получены от компании-покупателя, то необходимо внести в поля:
Приём наличных от юридических лиц и ИП в рамках одного договора ограничен суммой — 100 тыс. рублей. Если сумма больше, необходимо проводить её безналом.
При получении наличных от покупателей в рамках розничной торговли или оказания услуг необходима онлайн-касса. Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) обязательно. Чек ККТ становится подтверждением того, что деньги получены от покупателя. ПКО оформляется в конце рабочего дня на общую сумму наличности, принятой и проведённой через кассу.
Если компания снимает деньги с расчётного счёта и переводит их в кассу, необходимо оформить ПКО, указав в графах:
Если наличные снимаются со счетов, открытых в разных банках, на каждое поступление в кассу оформляется отдельный ПКО. Сумма в ордере должна соответствовать той, что указана в выписке конкретного банка. При заполнении ордера основная часть остаётся в банке, квитанция — прикладывается к банковской выписке.
Учредители компании могут в любой момент пополнить уставный капитал наличными. Факт внесения денег подтверждается оформлением ПКО. При заполнении документа указываются:
Сумма денежных средств, вносимых учредителем, должна соответствовать размеру вклада в уставный капитал, утверждённому учредительными документами.
Каждый учредитель имеет право оказать материальную помощь своей компании, внеся наличные в кассу. Эта финансовая операция относится к краткосрочным займам, подтверждаемым ПКО. Необходимо внести следующую информацию в графы:
Примеры показывают принцип заполнения ПКО в зависимости от хозяйственной ситуации. Главное — точно указывать реквизиты организации, контрагента, суммы поступления наличных, не допускать расхождений и ошибок.
Выдавать чек к ПКО нужно, только если этого требует финансовая операция. Например, при любых расчётах наличными продавец обязан выдать покупателю чек ККТ. При возврате подотчётных сумм чек не выдаётся.
Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером, уполномоченным лицом или кассиром и заверяется печатью там, где стоит знак «М. П.».
Код целевого назначения вписывается, только если в компании принята система кодирования. При её отсутствии в графе «Код целевого назначения» проставляется прочерк.
Неправильное оформление ПКО может привести к наложению штрафа: на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей; на юридических — от 40 тысяч до 50 тысяч рублей (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Грубое нарушение правил учёта доходов и/или расходов, совершённое в течение одного налогового периода, влечёт взыскание штрафа в размере 10 тысяч рублей; если охватывает более одного налогового периода — штраф 30 тысяч рублей (ст. 120 НК РФ).
Разрабатывать собственную форму ПКО нельзя. Она унифицирована, утверждена и едина для всех компаний. При приёме наличных в кассу необходимо использовать унифицированную форму N КО−1 (код ОКУД 0310001).