При налоговой проверке владелец бизнеса должен показать инспектору документы по выдаче наличных. Если бумаги с неразборчивыми подписями, пропущенными реквизитами или есть только черновики ордеров, штраф обеспечен. Таких ситуаций можно избежать, если соблюдать порядок заполнения РКО. Разберём в статье, как оформить расходный кассовый ордер, образец заполнения РКО, для кого обязателен этот документ.
РКО (расходный кассовый ордер) – это первичный бухгалтерский документ, подтверждающий выдачу наличных денежных средств из кассы организации. Он относится к унифицированным формам первичных документов. Форма РКО №КО−2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998. Код формы – ОКУД 0310002, скачать образец бланка и пример заполнения можно на официальных ресурсах.
Этот документ необходим не только для внутреннего контроля, но и для защиты предприятия при налоговых проверках. Отсутствие первичной учётной документации – частая причина штрафов. Инспекторы в первую очередь смотрят правильность оформления бланков расходных ордеров.
Основные функции РКО:
Расходные кассовые ордера оформляются при большинстве операций по выдаче наличных из кассы предприятия:
Операции юридических лиц оформляют с РКО (ООО, АО и т. д.) независимо от системы налогообложения. Также составляют РКО, когда выдают наличные деньги:
РКО для индивидуальных предпринимателей не являются обязательными. Но часто ИП оформляют их по собственной инициативе, чтобы:
Расходный кассовый ордер оформляет сотрудник бухгалтерии в единственном экземпляре. Заполнить РКО можно как на бумаге, так и в бухгалтерской программе. Порядок и правила заполнения РКО по форме КО−2:
Многие руководители и бухгалтеры относятся к расходным кассовым ордерам, как к бумажной повинности. Но на практике именно один неправильно оформленный РКО может обернуться списанными расходами, налоговыми доначислениями и испорченной проверкой. Важно соблюдать кассовую дисциплину при проведении операций – это минимизирует риски ошибок.
Порядок заполнения расходного кассового ордера можно разделить на 6 этапов:
Этап | Действие | Исполнитель |
1. | Подготовка основания (заявление, приказ, договор) | Руководитель/Бухгалтер |
2. | Заполнение бланка РКО | Сотрудник бухгалтерии |
3. | Подписи ответственных лиц | Руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица) |
4. | Проверка данных и документов получателя | Кассир |
5. | Выдача наличных | Кассир |
6. | Запись операции в кассовую книгу | Кассир/Бухгалтер |
Чтобы выдать деньги, нужно правильно оформить РКО. Неправильно заполненные документы могут стать причинами штрафов или других проблем. Подготовили для вас образцы заполнения в распространённых ситуациях: РКО на командировочные, при расчётах с контрагентами.
Расходный кассовый ордер – не просто бумажка, а щит компании. Он защищает бизнес от штрафов, помогает выстроить порядок в кассовых операциях и показывает проверяющим, что вы ведёте дела по правилам. Ошибки при оформлении РКО могут привести к штрафам и к тому, что документ окажется недействительным. В итоге вы не сможете подтвердить расходы и рискуете попасть на дополнительные налоги, в том числе на судебные иски.
Самые частые нарушения:
Нужно заполнять РКО своевременно, все операции должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами. Запомните основные правила ведения, чтобы избежать санкций:
Также важно выстроить простой и понятный порядок оформления РКО: использовать унифицированные формы, электронные подписи, хранить копии бумажных документов в цифровом архиве и обязательно проверять ордер в день выдачи наличных.
Таким способом вы не только сохраните спокойствие при любой проверке, но и покажете, что в компании всё под контролем.
Все РКО заносятся в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – форма КО−3. Это позволяет вести непрерывный учёт всех кассовых операций и контролировать нумерацию документов. В журнале фиксируются дата составления РКО, порядковый номер ордера и сумма выдачи. Ответственный за ведение журнала – кассир или бухгалтер. Записи вносятся строго в хронологическом порядке по мере оформления РКО.
Срок хранения расходных кассовых ордеров по Приказу Росархива № 236 – 5 лет. Если в течение этого периода происходит проверка, документы должны храниться до завершения контрольных мероприятий. Для организаций бюджетной сферы установлен более длительный срок хранения – до 10 лет. Это связано с повышенными требованиями к документальному оформлению операций в государственном секторе.
Нет, печать не обязательна с 2015 года, после внесения изменений в ФЗ−82 и отмены требования о печатях для юрлиц. Это подтверждает Указание Банка России № 3210-У. Компания может закрепить её использование во внутренних регламентах, но обязательны подписи главного бухгалтера и руководителя.