Опоздания и другие нарушения трудовой дисциплины могут стать причинами дисциплинарного взыскания и даже увольнения. Избежать подобных последствий поможет грамотно составленная объяснительная. Рассказываем, как писать объяснительные записки, и приводим образцы таких документов.
Объяснительная записка — документ, с помощью которого сотрудник компании объясняет причины возникших нарушений на рабочем месте. Его составляют, чтобы выяснить обстоятельства произошедшего, найти виновных и принять решение о применении наказания.
Записка может потребоваться в разных ситуациях:
В соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное объяснение проступка. Без соблюдения этой формальности он не имеет права призвать провинившегося к дисциплинарной ответственности.
Со стороны сотрудника составление документа является юридическим правом, но не обязанностью. Он может им воспользоваться или отказаться от него. Однако непредоставление объяснений не считается препятствием для применения взыскания. Поэтому написать объяснительную в интересах работника.
С помощью записки сотрудник имеет возможность изложить свою точку зрения и привести доказательства невиновности. Это позволит избежать наказания. А при его применении у работника появится основание для подачи иска в суд.
Законодательно объяснительные записки никак не классифицируются. Но на практике встречаются документы двух видов: описательные и оправдательные.
Такую записку составляют, чтобы разобраться в обстоятельствах произошедшего, если непонятно, кто стал их виновником. Она похожа на дачу свидетельских показаний: сотрудники описывают, что произошло и как развивались события.
Оправдательную записку пишут лица, которые допустили нарушение. В ней они излагают причины своего поведения. Также в таком документе могут указывать способы решения проблемы.
На то, чтобы оформить объяснительную, работнику даётся двое суток (ст. 193 ТК РФ). Сюда не входит время, когда сотрудник освобождается от выполнения рабочих обязанностей, то есть период болезни или отпуска.
При отсутствии объяснительной по прошествии двух суток работодатель имеет право составить акт об отказе сотрудника дать письменные разъяснения. После этого руководство может применять наказание: объявить выговор, сделать замечание или инициировать увольнение.
Просто так наказать провинившегося работника нельзя. Чтобы привлечение к ответственности было законным, необходимо соблюсти формальности. Работодатель должен:
При нарушении такого алгоритма решение руководства можно оспорить. Для этого следует обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Давать объяснения работодателю или нет, решает сотрудник. Обязать его написать объяснительную записку нельзя. Однако отказ от составления документа не снимает с работника ответственности за совершённые (или несовершенные) действия, которые привели к сбою в работе.
Отказ от написания записки обычно трактуется как признание вины. С точки зрения работодателя, если человек невиновен, он может объяснить своё поведение и привести аргументы, снимающие с него ответственность. Поэтому при отсутствии бумаги руководство может применить более суровое наказание за проступок.
Самая строгая мера ответственности — увольнение. При этом сотрудника нельзя освободить от должности за отказ от составления записки. Причиной увольнения может быть только сам проступок: прогул, неисполнение должностных обязанностей.
Если работник не предоставляет бумагу в отведённый срок, подготавливают соответствующий акт. В нём указывают дату и время составления, описывают нарушение, которое должен был объяснить работник, указывают причину отказа. Виновника знакомят с документом под подпись. При отказе нарушителя подписывать бумагу делают пометку об этом.
Пример акта об отказе давать объяснения:
Акт должен быть заверен минимум двумя свидетелями. Только в этом случае документ считается оформленным по правилам.
Чётких критериев, как правильно написать объяснительную, нет. Её пишут в свободной форме. Однако на практике такой документ обычно содержит определённый перечень реквизитов и сведений.
В шапке прописывают, кому адресуется документ и кто его составляет. Например, «Генеральному директору ООО «Ромашка» Сидорову Е. К. от менеджера по продажам Смирновой И. Л.».
Затем указывают наименование бумаги «Объяснительная», пишут дату её составления. Также в этой части можно указать место написания документа (город) — по усмотрению составителя.
Далее следует информативный блок, в котором описывают, что и когда произошло, указывают причины события. В этом разделе нужно объяснить, почему вы нарушили трудовую дисциплину, и привести уважительные доводы, которые позволят снизить меру ответственности.
Сыграть на руку виновника может описание последствий нарушения. Если сотрудник предпринял все меры для того, чтобы урегулировать возникшие проблемы, работодатель может учесть это при выборе меры взыскания.
Приложения — любые документы и свидетельские показания, которые доказывают невиновность сотрудника. Это может быть справка из травмпункта или бумага из ЖЭКа, в которой указано, что по адресу проживания работника произошла авария.
В соответствии с п. 434 перечня Росархива, утверждённого приказом № 236 от 20 декабря 2019, документы, связанные с вынесением дисциплинарных взысканий, должны храниться в компании на протяжении трёх лет.
Если после написания объяснительной нет никаких последствий, начальник может сам решить, сколько хранить такую бумагу. Максимальный срок, в течение которого работодатель может наложить взыскание, — шесть месяцев. При выявлении нарушения аудитором — два года.
Чтобы правильно составить объяснительную, используйте следующие рекомендации:
Приведём несколько примеров объяснительных записок, написанных в связи с разными происшествиями.
Объяснительная записка за опоздание на работу:
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей: