Для защиты интересов заказчиков от недобросовестных исполнителей разработан механизм обеспечения исполнения госконтрактов. В роли обеспечения может выступать банковская гарантия или денежные средства, переведённые исполнителем на счёт заказчика (ч. 1 ст. 96 44‑ФЗ). Гарантия выдаётся финансовым учреждением, которое соответствует требованиям ЦБ РФ. Документ после оформления вносится в единый реестр и доступен заказчику. На каких условиях должно быть предоставлено обеспечение, заказчик указывает в документации, подаваемой на торги, в извещении, а также в договоре, который будет согласовываться. Контракт заключается с победителем торгов после предоставления обеспечения. Размер обязательного обеспечения устанавливают в пределах от половины до тридцати процентов от начальной цены контракта. Поскольку сумма может быть значительной, исполнитель обычно хочет как можно быстрее оформить возврат обеспечения исполнения контракта и вернуть на свой расчётный счёт деньги, которые хранятся у заказчика.
Обычно за организацию возврата средств или части денег, внесённых в качестве обеспечения исполнения заключённых контрактов, отвечает специалист по закупкам, работающий у поставщика. Эта функция должна быть внесена в его должностные обязанности. Специалист составляет заявку в письменном виде или в электронной форме с указанием даты и отправляет заказчику. Он же отслеживает поступление средств на счёт своей компании.
Возврат денег, которые предоставляют исполнители, осуществляется одним платежом по окончании всех работ в рамках контракта или частично по мере выполнения его этапов. Также денежное обеспечение может быть возвращено по инициативе исполнителя, если в процессе работы он решил изменить вариант его предоставления. Например, вместо денежных средств предоставить банковскую гарантию. При этом размер обеспечения может быть уменьшен в соответствии с уже выполненными и оплаченными работами или с учётом аванса (ч.7 ст. 96 44‑ФЗ).
Возврат обеспечения контракта по 44‑ФЗ осуществляется в сроки, указанные в договоре, — не более 30 дней с момента исполнения обязательств, предусмотренных договором. Для субъектов малого предпринимательства (СМП), социально ориентированных некоммерческих организаций — не более 15 дней (ч.27 ст. 34 44‑ФЗ). По согласованию сторон сроки могут быть меньше, о чём вносится запись в контракт.
Если контрактные условия предусматривают отдельные этапы выполнения работ, поставку товаров, предоставление услуг поставщиком (подрядчиком, исполнителем), размер обеспечения уменьшается соответственно стоимости исполненной, принятой и оплаченной части (ч.7, 7.1, 7.2 ст. 96 44‑ФЗ). В этом случае возможно возвращение части денег, предоставленных в качестве гарантийных обязательств, в установленные сроки (30 или 15 рабочих дней). При этом сумма неисполненных требований об уплате штрафов, начисленных пени, предъявленных заказчиком, подлежит удержанию из денег, которые возвращают исполнителю (п. 2 ч.14 ст. 34 44‑ФЗ). Если размер штрафов равен сумме обеспечения либо в контракте указано, что при нарушении исполнителем своих обязательств возврата не будет, заказчик имеет право ничего не возвращать.
При досрочном расторжении контракта обеспечение устанавливается либо в общие сроки, либо в порядке, указанном в договоре. Срок определяется начиная с момента подписания закрывающих документов.
Деньги могут быть возвращены заказчиком, как только наступает соответствующий момент (все работы выполнены, очередной этап пройден), либо по запросу исполнителя в письменном виде. Обычно возврат занимает несколько дней. Если заказчик не имеет собственной бухгалтерии, а работает через общую для нескольких учреждений, что распространено в бюджетных организациях, сроки перечисления могут увеличиваться.
Заявка на участие в торгах может быть отклонена на законных основаниях. В число наиболее популярных причин входят:
Кроме того, заявка отклоняется, если исполнитель включён в реестр недобросовестных поставщиков.
Для расширения коммерческих связей рекомендуется направлять в компании, с которыми желательно установить деловые отношения, письмо с предложением о сотрудничестве. В документе указываются взаимные выгоды, преимущества сотрудничества, перспективы. Цели письма — заинтересовать возможного партнёра и привести его к желанию обсуждения совместной работы. Важно, чтобы письмо было информативным, деловым, учитывало особенности бизнеса. Поэтому предварительно необходимо изучить деятельность адресата. Это позволит понять, что для него важно.
В ряде случаев заказчик не обязан, а имеет право устанавливать необходимость внесения обеспечения (ч.2 ст. 96 44‑ФЗ). Для поиска таких закупок можно воспользоваться одним из специализированных сервисов, которые отслеживают заказы по различным торговым площадкам, и уточнить критерии интересующей закупки.
Для ускорения процесса рекомендуется не ждать, когда заказчик оформит возврат обеспечения, а отправить ему заявление. В случае отсутствия реакции можно написать повторное письмо, указав реквизиты предыдущего заявления, и напомнить о сроках возврата, установленных законодательно, и о возможности начисления неустойки при их срыве.
Также можно обратиться к руководителю компании и главному бухгалтеру. Они могут ускорить процесс. Обычно длительное ожидание возврата связано с высокой нагрузкой на бухгалтерию, особенно в периоды сдачи квартальной, годовой отчётностей. Тогда бывает достаточно письма с напоминанием или звонка.
Типовой формы заявления не существует. Документ оформляется в свободной форме, обычно на фирменном бланке. В заявление включаются:
Также указываются причина возврата и реквизиты для перевода средств. Если работы осуществлялись по нескольким контрактам с одним заказчиком, можно все требования объединить в одном заявлении.
К частым ошибкам при составлении заявления можно отнести:
На основании любой из этих ошибок документ может быть отклонён.