Бизнес-карты

305

Бизнесмены, как никто другой знают: время – деньги. Не тратить драгоценные минуты на визиты в банк и оформление платежных поручений позволяет бизнес-карта. Что это такое, где ее можно оформить и как пользоваться – рассказывает Выберу.ру.

Что такое бизнес-карта

По сути своей, это обычная пластиковая карта, выпущенная для ИП или организации и привязанная к определенному расчетному счету. С ее помощью легко оплачивать повседневные расходы, снимать деньги в банкомате или пополнять счет. Инструмент подходит для ведения любого бизнеса – автосервиса, косметологического кабинета или компании по производству мебели.

Банк выдает дебетовые и кредитные бизнес-карты. Дебетовые позволяют использовать собственные деньги, размещенные на счете компании. Кредитные бизнес-карты дают возможность оплачивать закупки и совершать переводы в пределах доступного лимита.

Различают также именные и неименные карты. Независимо от того, указано ли на пластике имя держателя, пользоваться продуктом может только владелец. Передавать карту третьим лицам запрещено. Чтобы оформить неименной пластик, в банк нужно предоставить документы, подтверждающие полномочия будущего владельца. Это трудовой договор и копия паспорта.

Как оформить

Для выпуска бизнес-карты обратитесь в банк, в котором вы планируете открыть расчетный счет, или в тот, где счет уже открыт. Напишите заявление, приложив к нему необходимые документы – перечень каждая финансовая организация устанавливает самостоятельно.

Чтобы сэкономить время, оформите заявление на выпуск со страницы портала Выберу.ру. Для этого зайдите в раздел https://www.vbr.ru/banki/biznes-karty/ и выберите подходящий вариант.

Важно! При выборе продукта ориентируйтесь на тарифы банка и суммы, которые планируется тратить с расчетного счета.

Можно выпустить карты для нескольких человек сразу. Тогда использовать средства компании смогут также бухгалтер, секретарь, работники, которые часто ездят в командировки. Чтобы избежать лишних трат и уложиться в бюджет, установите ограничения по каждой карте. Тогда держатель не сможет потратить больше определенного лимита. История операций в личном кабинете позволит отслеживать совершенные траты.

Использование корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет:

  • Оплачивать повседневные расходы. Вы можете закупать товары и материалы, оплачивать услуги контрагентов и аренду и т. д.
  • Расплачиваться в поездках и командировках, совершать представительские расходы – авиабилеты, проживание в гостинице, бензин, деловые встречи в ресторане.
  • Отчислять в бюджет налоги, взносы, штрафы.
  • Снимать наличные в банкоматах и терминалах – это экономит время предпринимателей. При этом комиссия в таких случаях зачастую ниже, чем в кассе банка.
  • Вносить выручку на счет через банкомат. Самоинкассация позволяет сократить расходы на услуги сторонних инкассаторов.
Важно! С помощью карты можно практически полностью отказаться от расчетов наличными. Благодаря этому отпадает необходимость посещать банк, оформлять документы для получения на руки необходимой суммы. Хранение средств на счете позволяет отказаться от сейфов.

Отслеживая все совершенные операции в личном кабинете, клиент может контролировать траты компании.

Отчет о тратах по карте

Если индивидуальный предприниматель использует УСН или патент, предоставлять отчет о тратах по карте нет необходимости. Если же размер налога напрямую связан с доходом компании, придется отчитываться так же, как и при расходах наличными. Руководство готовит приказ о тратах, а все документы об оплате с корпоративной карты прикрепляют к отчету. Поэтому важно сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

Если карту использует сотрудник компании, то он создает авансовый отчет, куда прикрепляет все платежные документы.

Важно! Наличные, которые были сняты с карты, но не потрачены, нужно возвратить в бухгалтерию и зафиксировать это в документах.

Траты на личные нужды

Представителей малого и среднего бизнеса зачастую волнует вопрос использования денег с расчетного счета в личных целях. Для ИП и юридических лиц здесь действуют разные правила. Проясняем ситуацию.

При статусе ИП

Индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, поэтому он имеет право пользоваться средствами с карты по своему усмотрению. Деньги, оставшиеся на расчетном счете после того, как были оплачены налоги, штрафы и обязательные платежи, ИП может израсходовать на личные нужды – купить себе одежду, обувь, гаджеты и т. д.

Ведение налогового учета в таком случае зависит от системы налогообложения:

  • При использовании режима ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» нужно разграничивать расходы компании и личные траты. Иначе предприниматель рискует получить пени и штрафы, так как сумма налога будет занижена.
  • Специальные налоговые режимы (ЕНВД, ПСН, УСН «Доходы») позволяют ИП отказаться от формального учета трат по бизнес-карте.
Важно! Лучше все же отслеживать расходные операции. Иначе бесконтрольное использование средств компании может привести к проблемам. Они могут быть как «небольшими» (начисление НДФЛ, страховых взносов, штрафов и пеней), так и серьезными, вплоть до банкротства. Будьте внимательны!

С бизнес-карты ООО

Юридическим лицам разрешается тратить средства с корпоративной карты только на нужды организации независимо от того, какой налоговый режим используется. Дело в том, что по закону имущество компании не принадлежит ее учредителю или владельцу (п. 1 ст. 66 ГК РФ).

Если руководитель ООО использует корпоративные средства в своих целях, у него могут возникнуть серьезные проблемы – материальная и даже уголовная ответственность:

  • Личные траты налоговая служба сочтет доходом владельца, поэтому начислит НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.
  • Распространение получила схема, по которой владелец тратит средства на собственные нужды, прикрываясь корпоративными расходами. Однако в таком случае всегда остается риск, что налоговой службе станет известна цель покупки, а это грозит начислением налога на прибыль и НДС. Кроме того, собственнику организации придется выплатить взносы, так как все дорогостоящие покупки (автомобиль, техника и т. д.) посчитают его доходом.
  • Если компания окажется на грани банкротства, а проведенная проверка выявит, что причиной послужило нецелевое использование средств, виновных лиц (как правило, руководство) привлекут к субсидиарной ответственности и обяжут выплатить все долги.
  • В случае если за расходы отвечал наемный директор (не собственник), потребовать возмещения материальных убытков у него могут сами владельцы бизнеса.
Важно! Нарушения квалифицируются как уголовное преступление, если будет доказано, что виновник действовал умышленно, а недостающая сумма превышает максимально возможный лимит. При банкротстве это 2,25 млн рублей, при неуплате налогов – 5 млн за три года.

Снятие наличных с бизнес-карты

Обналичивать деньги с карты разрешается и юридическим лицам, и ИП. Однако здесь нужно учесть, что руководители ООО могут расходовать деньги исключительно на нужды бизнеса. Индивидуальные предприниматели могут использовать средства на любые цели. При этом ИП обязаны вести раздельный учет, чтобы не смешивать личные траты с расходами на бизнес.

Важно! Деньги, снятые с карты, не получится выдать в качестве заработной платы. Сначала их придется сдать в кассу. Поэтому проще перечислять деньги непосредственно с расчетного счета на личные карты сотрудников.

Банки, в свою очередь, контролируют оборот наличных у предпринимателей и организаций. Причина столь пристального внимания – отслеживание «подозрительных» операций. Насторожить банк могут определенные действия:

  • вы сняли сумму, превышающую 30% от оборота средств за месяц;
  • как только средства поступили на счет, вы обналичили всю сумму разом;
  • вы снимаете более 600 000 рублей за один раз.

При малейших подозрениях в неправомерных операциях к вам могут прийти с проверкой.

Что делать при проведении «сомнительной» операции

В большинстве случаев ситуацию можно исправить. Все зависит от серьезности нарушений.

Приведем пример: учредитель ООО «Альфа» Владимир Петрович снял сумму наличных с бизнес-карты, но потратил их на собственные нужды. Он еще может выйти из сложившейся ситуации – средства нужно просто вернуть в кассу. Если сумма задолженности достаточно велика, то есть и второй вариант. Ее можно учесть в счет дивидендов или заработной платы. Однако, увы, Владимир Петрович из нашего примера этого сделать не может, так как собственник и директор в ООО «Альфа» не одно и то же лицо.

Если собственник потратил на личные нужды средства с бизнес-карты, он также должен будет возместить расходы организации. Сделать это можно напрямую через кассу, либо удержав недостающую сумму из заработной платы или иных выплат, полагающихся владельцу компании.

Однако эти способы действуют только при желании собственника исправить положение вещей. Если же бизнесмен считает средства компании своими собственными и не готов добровольно возмещать убытки, в дело вступают сомнительные способы:

  • Совершенные собственником расходы оформляются как заем. В таком случае сумму недоимки можно будет списать по истечении трех лет. Однако налоговая при проверке вероятнее всего сочтет это прибылью руководителя и заставит выплачивать НДФЛ. Если ситуация регулярно повторяется, то проверяющие сочтут это заработной платой – в результате к НДФЛ добавятся страховые взносы.
  • Постоянное использование подотчетных средств. Например, директор израсходовал 400 000 рублей из средств компании. Время от времени он возвращает сумму в кассу, однако сразу же берет деньги обратно. Риски такие же, как в предыдущем пункте.
Внимание! Выберу.ру ни в коем случае не призывает использовать вышеизложенные методы. Мы за честный бизнес.

Заключение

Бизнес-карта – удобный финансовый инструмент, который позволяет сократить временные затраты и упростить отслеживание расходов компании. Это удобнее и безопаснее, чем проведение наличных расчетов. Разнообразие карт, предлагаемых банками, позволяет выбрать подходящий продукт в соответствии с особенностями бизнеса и величиной оборота.

Правда и мифы о деньгах – выбери наш канал в Яндекс.Дзен!